Compliance jako system zarządzania ryzykiem braku zgodności

Compliance

Compliance bywa utożsamiany z tworzeniem procedur lub kontrolą przestrzegania przepisów. Takie podejście jest jednak zbyt wąskie.

W nowoczesnej organizacji compliance powinien stanowić system zarządzania ryzykiem braku zgodności, którego zadaniem jest odpowiednio wczesne identyfikowanie zagrożeń, zapobieganie naruszeniom, wykrywanie nieprawidłowości oraz organizowanie reakcji przedsiębiorstwa w przypadku wystąpienia incydentu.

Jak powinien być zbudowany skuteczny system compliance?

System compliance powinien być dostosowany do rzeczywistego profilu działalności organizacji. Inne ryzyka występują w instytucji finansowej, inne w przedsiębiorstwie produkcyjnym, inne w spółce technologicznej, a jeszcze inne w grupie kapitałowej funkcjonującej na wielu rynkach.

Dlatego w WISELAB nie wykorzystujemy jednego uniwersalnego modelu. Punktem wyjścia jest zawsze identyfikacja ryzyk właściwych dla konkretnego przedsiębiorstwa.

Analizujemy obowiązujące regulacje, strukturę organizacyjną, procesy operacyjne, zakres odpowiedzialności pracowników i menedżerów oraz sposób funkcjonowania istniejących mechanizmów kontrolnych. Dopiero na tej podstawie projektujemy lub modyfikujemy system compliance.

Jak projektujemy compliance dopasowany do profilu działalności firmy

W naszej ofercie rozwijamy compliance na podstawie realiów danej organizacji. Zaczynamy od rozpoznania modelu działania oraz struktury odpowiedzialności. Sprawdzamy przebieg kluczowych procesów i miejsca styku z regulacjami. Ustalamy, gdzie pojawia się ryzyko braku zgodności i które obszary wymagają pilnych zabezpieczeń. Badamy skalę działalności oraz specyfikę branży. Oceniamy obieg decyzji i rolę kadry zarządzającej. Analiza obejmuje praktykę działania a nie sam opis procedur.

W WISELAB GROUP POLSKA sp. z o.o. tworzymy rozwiązania dopasowane do faktycznych potrzeb podmiotu. Nasze podejście łączy zarządzanie ryzykiem z wdrożeniem mechanizmów adekwatnych do organizacji i jej celów. Przygotowujemy zasady działania oraz punkty kontrolne dla procesów najbardziej narażonych na naruszenia. Porządkujemy odpowiedzialność i wzmacniamy nadzór nad obszarami krytycznymi. Zapraszamy Państwa do wyboru wsparcia opartego na diagnozie ryzyk i na rozwiązaniach skrojonych pod konkretny model operacyjny.

Jak budujemy system zarządzania zgodnością od analizy do wdrożenia

Budowę rozwiązań zaczynamy od pełnej diagnozy otoczenia regulacyjnego oraz sposobu działania organizacji. Sprawdzamy, które obowiązki wpływają na poszczególne procesy i jak rozłożona jest odpowiedzialność między zespołami. Ustalamy, czy obecne procedury wspierają system zarządzania zgodnością i czy ograniczają realne ryzyko braku zgodności. Badamy ścieżki decyzyjne oraz nadzór nad obszarami krytycznymi. Analiza obejmuje praktykę operacyjną i zgodność działań z wymaganiami prawa oraz standardami wewnętrznymi.

Na tej podstawie projektujemy nowe mechanizmy lub usprawniamy rozwiązania już funkcjonujące. Porządkujemy role oraz zasady raportowania. Wzmacniamy kontrolę nad procesami narażonymi na naruszenia. W WISELAB GROUP POLSKA sp. z o.o. rozwijamy compliance w zarządzaniu ryzykiem w sposób spójny z celem biznesowym i strukturą organizacyjną. Tworzymy procedury o realnym zastosowaniu oraz schematy reakcji na incydenty. Zapraszamy Państwa do wyboru wsparcia, które porządkuje obowiązki i wzmacnia skuteczność działania w praktyce.

Jak określić priorytety ryzyka compliance w organizacji?

Określenie priorytetów zaczynamy od wskazania zdarzeń, które najmocniej wpływają na działalność i bezpieczeństwo organizacji. Analizujemy źródła naruszeń oraz ich możliwe skutki dla procesów i odpowiedzialności kadry. Sprawdzamy, które obszary wymagają pilnej reakcji oraz gdzie ryzyko braku zgodności może prowadzić do strat “prawnych” lub operacyjnych. Porządkujemy zagrożenia według skali wpływu oraz prawdopodobieństwa wystąpienia. Tak prowadzony compliance wspiera trafne decyzje i ułatwia wybór zabezpieczeń dla obszarów krytycznych.

Następny etap obejmuje ocenę, czy obecny system zarządzania zgodnością odpowiada na najważniejsze potrzeby organizacji. Wskazujemy luki w nadzorze oraz braki w przepływie informacji. Ustalamy, gdzie zarządzanie ryzykiem wymaga wzmocnienia oraz które działania należy wdrożyć w pierwszej kolejności. WISELAB GROUP POLSKA sp. z o.o. przygotowuje rekomendacje oparte na hierarchii zagrożeń i na realiach działania organizacji. Zapraszamy Państwa do wyboru wsparcia, które porządkuje priorytety i wzmacnia skuteczność działań ochronnych.

Jak monitorować skuteczność mechanizmów kontroli zgodności?

Skuteczność kontroli ocenia się przez regularny przegląd ich działania oraz przez analizę sygnałów o naruszeniach. Compliance wymaga sprawdzania, czy mechanizmy wykrywają błędy i czy wspierają system zarządzania zgodnością w codziennej praktyce.

Istotne znaczenie ma ocena incydentów oraz przyczyn ich wystąpienia. Compliance w zarządzaniu ryzykiem wzmacnia zarządzanie ryzykiem wtedy, gdy po zmianach prawa lub procesów następuje szybka aktualizacja zasad i nadzoru.